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Reimaginando o escritório e a vida profissional após o COVID-19

A pandemia levou a adoção de novas formas de trabalhar. As organizações devem reimaginar seu trabalho e o papel dos escritórios na criação de empregos e vidas seguros, produtivos e agradáveis ​​para os funcionários

Tempo de leitura estimado: 12 min

O COVID-19 trouxe desafios humanos e humanitários sem precedentes. Muitas empresas em todo o mundo despertaram para a situação, agindo rapidamente para proteger os funcionários e migrar para um novo formato de trabalho que nem os planos mais extremos de continuidade de negócios haviam previsto. Em todos os setores, os líderes usarão as lições desse experimento de home office em larga escala para reimaginar como o trabalho é feito - e qual o papel que os escritórios devem desempenhar - de maneira criativa e ousada.

Mudança de atitude em relação ao papel do escritório

Antes da pandemia, os escritórios eram convencionalmente críticos para a produtividade, a cultura e a vitória na guerra por talentos. As empresas competiam intensamente por espaços de escritórios importantes nos principais centros urbanos do mundo, e muitas se concentravam em soluções que promoviam a colaboração.

Mas as estimativas sugerem que, no início de abril, 62% dos americanos empregados trabalhavam em casa durante a crise, 1 em comparação com cerca de 25% há alguns anos. Durante a pandemia, muitas pessoas ficaram surpresas com a rapidez e eficácia das tecnologias para videoconferência e outras formas de colaboração digital. Para muitos, os resultados foram melhores do que se imaginava.

Segundo a pesquisa da McKinsey, 80% das pessoas questionadas relatam que gostam de trabalhar em casa. Quarenta e um por cento dizem que são mais produtivos do que eram antes e 28% que são tão produtivos. Muitos funcionários, livres de longos trajetos, encontraram maneiras mais produtivas de passar esse tempo, desfrutaram de maior flexibilidade no equilíbrio de suas vidas pessoais e profissionais e decidiram que preferem trabalhar em casa do que no escritório. Muitas organizações pensam que podem acessar novos grupos de talentos com menos restrições de localização, adotar processos inovadores para aumentar a produtividade, criar uma cultura ainda mais forte e reduzir significativamente os custos imobiliários.

Essas mesmas organizações estão aguardando a reabertura e seus desafios. Antes de uma vacina estar disponível, a experiência no escritório provavelmente não permanecerá como antes da pandemia. Muitas empresas exigirão que os funcionários usem máscaras o tempo todo, adaptarão os espaços para garantir o distanciamento físico e restrinjam o movimento em áreas congestionadas (por exemplo, elevadores e copas). Como resultado, mesmo após a reabertura, a perspectiva em relação aos escritórios provavelmente continuará mudando.

Mas é possível que a satisfação e a produtividade das pessoas que trabalham no lar sejam o produto do capital social construído através de inúmeras horas de conversas nos corredores, reuniões e compromissos sociais antes do início da crise? As culturas e comunidades corporativas sofrerão erosão ao longo do tempo sem interação física? Os momentos de colaboração planejados e não planejados serão prejudicados? Haverá menos orientação e desenvolvimento de talentos? Trabalhar em casa teve sucesso apenas porque é visto como algo temporário, não permanente?

A realidade é que ambos os lados da discussão provavelmente estão certos. Toda organização e cultura é diferente, assim como as circunstâncias de cada funcionário. Muitos gostaram dessa nova experiência; outros estão cansados ​​por isso. Às vezes, as mesmas pessoas experimentam emoções diferentes e níveis de felicidade ou infelicidade em momentos diferentes. A produtividade dos funcionários que fazem muitos tipos de trabalho aumentou; para outros, declinou. Muitas formas de colaboração virtual estão funcionando bem; outros não. Algumas pessoas estão recebendo orientação e participando de conversas casuais, não planejadas e importantes com colegas; outros estão perdendo.

Quatro etapas para reimaginar o trabalho e os locais de trabalho

As organizações líderes questionarão com ousadia suposições de longa data sobre como o trabalho deve ser feito e o papel do escritório. Não existe uma solução única para todos. A resposta, diferente para cada organização, será baseada em qual talento é necessário, quais funções são mais importantes, quanta colaboração é necessária para a excelência e onde os escritórios estão localizados hoje, entre outros fatores. Mesmo dentro de uma organização, a resposta pode parecer diferente em diferentes regiões, negócios e funções; portanto, o exercício de determinar o que será necessário no futuro deve ser feito em equipe, pensando em imobiliário, recursos humanos, tecnologia e negócios. Opções difíceis surgirão e um líder deve ser capacitado para conduzir o esforço em funções e negócios individuais. A mudança permanente também exigirá habilidades excepcionais de gerenciamento de mudanças e adaptações constantes, com base no desempenho do trabalho ao longo do tempo.

Recomendamos que as organizações sigam as seguintes etapas para reimaginar como o trabalho é realizado e qual será o futuro papel do escritório.

  1. Reconstrua como o trabalho é feito

Durante o isolamento, as organizações se adaptaram necessariamente para continuar funcionando e para garantir que os processos mais importantes pudessem ser executados remotamente. A maioria simplesmente transplantou os processos existentes para contextos remotos de trabalho, imitando o que era feito antes da pandemia. Isso funcionou bem para algumas organizações e processos, mas não para outros.

As organizações devem identificar os processos mais importantes para cada empresa, geografia e função importantes e re-visualizá-los completamente, geralmente com o envolvimento dos funcionários. Esse esforço deve examinar suas jornadas de desenvolvimento profissional (por exemplo, estar fisicamente presente no escritório no início e trabalhar remotamente depois) e as diferentes etapas dos projetos (como estar co-localizado fisicamente para o planejamento inicial e trabalhar remotamente para a execução) .

Anteriormente, por exemplo, as organizações podem ter gerado idéias convocando uma reunião, fazendo brainstorming em um quadro físico ou digital e designando alguém para refinar as ideias resultantes. Um novo processo pode incluir um período de brainstorming assíncrono em um canal digital e incorporar idéias de toda a organização, seguido de um período de várias horas de debate e aprimoramento em uma videoconferência aberta.

As organizações também devem refletir sobre seus valores e cultura e sobre as interações, práticas e rituais que promovem essa cultura. Uma empresa que se concentra no desenvolvimento de talentos, por exemplo, deve perguntar se os pequenos momentos de orientação que ocorrem em um escritório podem continuar espontaneamente no mundo digital. Outras práticas podem ser re-construídas e fortalecidas para que a organização crie e sustente a comunidade e a cultura que procura.

Tanto para processos quanto para práticas culturais, é tentador demais reverter para o que estava em vigor antes da pandemia. Para resistir a essa tentação, as organizações poderiam começar assumindo que os processos serão reconstruídos digitalmente e colocar o ônus da prova naqueles que defendem um retorno a processos legados puramente físicos pré-COVID-19. Reimaginar e reconstruir processos e práticas servirá como base de um modelo operacional aprimorado que aproveita o melhor do trabalho em pessoa e remoto.

2. Decida 'pessoas para o trabalho' ou 'trabalho para pessoas'

Nos últimos dois anos, a competição por talentos foi mais acirrada do que nunca. Ao mesmo tempo, alguns grupos de talento estão menos dispostos a se mudar para os locais de seus empregadores do que no passado. À medida que as organizações reconstroem como trabalham e identificam o que pode ser feito remotamente, elas podem tomar decisões sobre quais papéis devem ser executados pessoalmente e em que grau. As funções podem ser reclassificadas em segmentos de funcionários, considerando o valor que o trabalho remoto pode oferecer:

  • totalmente remoto (resultado líquido positivo de criação de valor)
  • controle remoto híbrido (resultado neutro líquido)
  • controle remoto híbrido por exceção (resultado líquido negativo, mas pode ser feito remotamente, se necessário)
  • no local (não qualificado para trabalho remoto)

Para os papéis nas duas primeiras categorias, o aumento de qualificação é fundamental, mas a busca de talentos pode se tornar mais fácil, pois o conjunto de talentos disponíveis pode ter menos restrições geográficas. De fato, pessoas talentosas poderiam morar nas cidades de sua escolha, o que pode ter um custo de vida menor e proximidade com as pessoas e lugares que amam, enquanto ainda trabalham para organizações líderes. Uma viagem mensal à sede ou uma reunião com colegas em um destino compartilhado pode ser suficiente. Essa abordagem pode ser uma proposta vencedora para empregadores e funcionários, com efeitos profundos na qualidade do talento que uma organização pode acessar e no custo desse talento.

3. Redesenhe o local de trabalho para apoiar as prioridades organizacionais

Todos nós temos ideias sobre como é a aparência de um escritório típico: uma mistura de escritórios particulares e cubículos, com salas de reunião, copas e bancadas compartilhadas. Poucos escritórios foram projetados intencionalmente para apoiar prioridades organizacionais específicas. Embora os escritórios tenham mudado na última década, eles precisam ser repensados ​​e transformados para um mundo pós-COVID-19.

As organizações podem criar espaços de trabalho projetados especificamente para suportar interações que não podem acontecer remotamente. Se o objetivo principal do espaço de uma organização é acomodar momentos específicos de colaboração em vez de trabalho individual, por exemplo, 80% do escritório deve ser dedicado às salas de colaboração? As organizações devem pedir a todos os funcionários que trabalham em cubículos, e raramente precisam comparecer a reuniões de grupo, para trabalhar em casa? Se o espaço do escritório é necessário apenas para aqueles que não conseguem ficar em casa, é uma solução melhor que o escritório esteja perto de onde os funcionários moram?

No escritório do futuro, a tecnologia desempenha um papel central, permitindo que os funcionários retornem aos edifícios de escritórios e trabalhem com segurança antes que a vacina se torne amplamente disponível. As organizações precisarão gerenciar quais funcionários podem vir ao escritório, quando podem entrar e ocupar seus lugares, com que frequência o escritório é limpo, se o fluxo de ar é suficiente e se eles permanecem suficientemente afastados à medida que se movimentam pelo espaço.

Para manter a produtividade, a colaboração e o aprendizado e preservar a cultura corporativa, os limites entre estar fisicamente no escritório e fora dele devem entrar em colapso. A videoconferência no escritório não pode mais envolver um grupo de pessoas se encarando em volta de uma mesa enquanto outras assistem de uma tela ao lado, sem poder participar efetivamente. A videoconferência sempre ativa, os espaços de colaboração presenciais e remotos contínuos (como quadros brancos virtuais), a colaboração assíncrona e os modelos de trabalho mudam rapidamente das ideias futuristas para a prática padrão.

4. Redimensione a planta de forma criativa

Será necessária uma abordagem transformacional para reinventar os escritórios. Em vez de ajustar a área existente de forma incremental, as empresas devem examinar de novo quanto e onde o espaço é necessário e como promover os resultados desejados para colaboração, produtividade, cultura e experiência de trabalho. Esse tipo de abordagem também envolve questionar onde os escritórios devem estar localizados. Algumas empresas continuarão a tê-los nas grandes cidades, que muitos consideram essencial para atrair jovens talentos e criar um senso de conexão e energia. Outros podem abandonar a sede da cidade grande para localidades suburbanas.

De qualquer forma, a transformação que virá usará um portfólio de soluções espaciais: espaço de propriedade, concessões padrão, concessões flexíveis, espaço flexível, espaço de trabalho conjunto e trabalho remoto. Antes da crise, as soluções espaciais flexíveis detinham cerca de 3% do mercado de escritórios dos EUA. Sua participação vinha crescendo 25% ao ano nos últimos cinco anos, então a flexibilidade já estava em andamento. A pesquisa da McKinsey indica que os tomadores de decisão em escritórios esperam que a porcentagem de tempo trabalhado nos escritórios principais e satélites diminua em 12 e 9%, respectivamente, enquanto os espaços flexíveis para escritórios permanecerão constantes e o trabalho em casa aumentará para 27% do tempo de trabalho , de 20% .

Essas mudanças podem não apenas melhorar a maneira como o trabalho é realizado, mas também levar a economias. Aluguel, custos de capital, operações de instalações, manutenção e gerenciamento tornam o setor imobiliário a maior categoria de custo fora da compensação para muitas organizações. De acordo com a nossa experiência, muitas vezes equivale de 10 a 20% do total de gastos direcionados ao pessoal. Embora algumas organizações reduzam esses custos pensando em pegadas - tirando proveito de estratégias alternativas no local de trabalho e revisando abordagens para gerenciar o espaço - muitos líderes corporativos os trataram amplamente como um dado. Em um mundo pós-COVID-19, o potencial para reduzir os custos imobiliários pode ser significativo. Simplesmente obter taxas de arrendamento comparáveis ​​ao mercado e negociar contratos competitivos de gerenciamento de instalações não serão suficientes. Grupos imobiliários devem colaborar com os negócios e com o RH para refazer completamente a área ocupada e desenvolver projetos de espaço adequados para o objetivo rapidamente - em alguns casos, criando abordagens em que todos ganham com os proprietários.

O valor em jogo é significativo. Com o tempo, algumas organizações poderiam reduzir seus custos imobiliários em 30%. Aqueles que mudam para um modelo totalmente virtual quase poderiam eliminá-los. Ambos também podem aumentar sua resiliência organizacional e reduzir seu nível de risco, fazendo com que os funcionários trabalhem em muitos locais diferentes.

Agora é a hora

Enquanto os empregadores de todo o mundo experimentam trazer seus funcionários de volta aos escritórios, a liderança deve agir agora para garantir que, quando retornarem, os locais de trabalho sejam produtivos e seguros.

As organizações também devem usar esse momento para romper com a inércia do passado, dispensando velhos hábitos e sistemas sub-ótimos. Um retorno bem planejado aos escritórios exige que esse momento seja usado para reinventar a sua função e criar uma melhor experiência para talentos, melhorar a colaboração e a produtividade e reduzir custos. Esse tipo de mudança exigirá um pensamento transformacional fundamentado em fatos. Por fim, o objetivo desta reinvenção será o que boas empresas sempre desejaram: um ambiente seguro onde as pessoas possam desfrutar de seu trabalho, colaborar com seus colegas e alcançar os objetivos de suas organizações.

Postado em June 22, 2020, 7:25 p.m.

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