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Essa reunião podia ser um e-mail

Quando as videochamadas são realmente necessárias e quando estamos apenas perdendo tempo.

Tempo de leitura estimado: 9 min

O estúdio de design de Sravya Attaluri é uma das muitas novas empresas criadas durante a pandemia. Fundado em Hong Kong porque Attaluri ficou preso lá devido à Covid-19 e às proibições de viagens, os seis funcionários do estúdio estão espalhados pelo mundo - na Índia, Hong Kong e nos Estados Unidos. Fazia sentido, portanto, realizar reuniões diárias no Zoom, checar com os colegas e como eles estavam encontrando a vida e o trabalho durante a pandemia.

A empresa é incomum: entre outubro de 2019 e outubro de 2020, gastamos 3,3 trilhões de minutos - ou 6,3 milhões de anos - em ligações Zoom. Isso é um aumento de 97 bilhões de minutos, ou 184.000 anos nos 12 meses anteriores. Quando a Covid-19 nos empurrou para fora de nossos escritórios, optamos pelo Zoom, Microsoft Teams e Google Hangouts.

Mas depois de um tempo, Attaluri e sua equipe começaram a se cansar do Zoom. Eles ficaram frustrados com o número de problemas técnicos que encontrariam: Wi-Fi com atraso, drivers de áudio com falha de ignição e webcams que às vezes não ligavam. Eles também começaram a se ressentir de aparecer diante das câmeras todos os dias: eles adquiriram o hábito de usar videochamadas porque era bom ver o rosto um do outro. “Começamos a perceber que eles começaram a trabalhar contra nós”, diz ela. “Não houve necessidade de todas essas reuniões. Os e-mails são honestamente mais eficientes, e estamos cansados ​​de conversar no Zoom o dia todo.”

Ela não está sozinha. Evidências anedóticas sugerem que as empresas que mergulharam de cabeça na revolução do Zoom estão, mais de um ano depois, começando a repensar quando e como ligam suas webcams. “Os últimos 15 meses mostraram que simplesmente transferir reuniões de salas de conferência para salas de jantar via vídeo não entrega o que os trabalhadores esperam ter como resultado de uma nova forma de trabalhar”, disse Stuart Templeton, chefe da Slack no Reino Unido, que obviamente tem um interesse em mais de nós usando seus serviços em comparação com o Zoom.

A pesquisa acadêmica identificou quatro razões pelas quais estamos cansados ​​de chamadas de vídeo. Por um lado, estamos engajados em uma quantidade anormalmente grande de contato visual, o que pode ser exaustivo, de acordo com Jeremy Bailenson, professor da Universidade de Stanford e diretor fundador do Laboratório de Interação Humana Virtual de Stanford. Também ficamos estressados ​​por sermos confrontados com nosso próprio rosto por horas a fio (mesmo que você não consiga parar de olhar para ele). Bailenson compara isso a ser seguido por um espelho o dia todo.

A necessidade de parecer centrado (e focado) no quadro o tempo todo significa que não estamos nos movendo tanto, e pesquisas mostram que andar ao telefone, por exemplo, melhora a capacidade cognitiva. E, finalmente, a dificuldade em captar a comunicação não-verbal - como revirar os olhos, acenar com a cabeça ou olhar indo para fora da tela para algo mais interessante - em chamadas de vídeo significa que nossos cérebros estão trabalhando mais para analisar o que o outro lado está sentindo e tentando dizer. (Vários pesquisadores , incluindo aqueles envolvidos com o Microsoft Teams, estão tentando resolver esse problema.)

Amrit Sandhar, fundador da empresa de engajamento de funcionários The Engagement Coach, diminuiu significativamente o uso do Zoom nos últimos meses, usando-o apenas quando é necessário compartilhar telas de computador. “Se algum trabalho requer reflexão e exploração colaborativas, usamos o telefone antiquado”, explica ele. “Descobrimos que a concentração é aumentada à medida que os ouvintes podem se concentrar no que está sendo dito, em vez de na aparência do passado de alguém.” Sandhar também diz que ele e seus funcionários conseguem se concentrar por períodos mais longos no telefone, em vez de em videochamadas.

No entanto, para empresas que ainda contratam e treinam equipes de forma totalmente remota, é importante ver um rosto amigável e ser capaz de conectá-lo a um nome. “Se duas pessoas já se conhecem bem, então pode haver menos necessidade de ter essa riqueza de informações”, diz Chia-Jung Tsay, professora associada da School of Management da University College London que pesquisa psicologia empresarial. “Mas se for uma reunião pela primeira vez, e talvez haja um assunto complicado para discutir, acho que há alguns aspectos que seriam mais facilmente transmitidos por meio de recursos visuais.”

Até a própria gerência do Zoom concorda que ele não é o mais adequado para todas as situações. “As videochamadas não são necessariamente a resposta para tudo”, admite Phil Perry, chefe do Reino Unido e Irlanda da Zoom. “Depois de mais de um ano de videoconferências, as pessoas ocasionalmente podem esquecer a simplicidade e a velocidade de fazer uma pergunta por meio de uma mensagem - em vez disso, optam automaticamente por uma chamada Zoom.”

O cansaço das reuniões virtuais é “um problema real e natural”, diz Perry, que admite que as repetidas reuniões remotas programadas consecutivamente podem afetar a produtividade. O próprio Zoom proíbe chamadas de vídeo internamente todas as quartas-feiras e também incentiva a equipe a mudar para intervalos apenas de áudio durante as reuniões para interromper a repetição de reuniões de vídeo regulares e permitir que a equipe se sinta menos assistida.

Determinar um dia em que as chamadas sejam proibidas é algo usado por muitas empresas, incluindo a startup Fiid de Dublin. “Como tínhamos tantas reuniões, estávamos conversando sobre coisas que não tínhamos tempo para fazer, que na verdade é o que todos somos pagos para fazer”, explica Shane Ryan, CEO da Fiid, que proibiu as ligações do Zoom Segundas. “Estamos cercados de tempo, para que todos tenham espaço e liberdade não apenas para fazer as coisas, mas também para pensar e ser criativo”, diz ele. “Grandes ideias não surgem em um momento em que você está sob pressão de tempo ou quando sente que tem 30 minutos para fazer isso.”

O próprio Zoom usa sua função de chat para se manter em contato com os funcionários, mas outras organizações usam plataformas como o Slack. “A pandemia também foi um bom lembrete da diversidade neural que existe entre as equipes”, diz Templeton. O Slack viu empresas usando seu aplicativo para realizar brainstorms ao longo de alguns dias, com pessoas adicionando ideias em um tópico. “Isso significa que as pessoas que normalmente ficariam um pouco mais caladas em um Zoom tiveram a oportunidade de estruturar seus pensamentos e participar mais”, diz Templeton.

Mas como você decide quando é melhor aplicar zoom e quando deve usar algo totalmente diferente? Attaluri ainda usa o Zoom para suas reuniões regulares da agenda, mas não exige que a equipe ligue o vídeo. Os resumos dos projetos são compartilhados por e-mail, enquanto as reuniões individuais são reservadas apenas para chamadas telefônicas. “Descobrimos que alguns de nós realmente se sentem mais confortáveis ​​para se abrir quando não têm o gerente olhando para eles”, diz Attaluri. Chamadas telefônicas - ou chamadas não de vídeo por meio de plataformas digitais - também são mais utilizadas pelo Slack. “Muitas das minhas reuniões virtuais vêm com uma nota no convite que diz que o vídeo é opcional, dando aos participantes a liberdade de decidirem por si próprios se querem ser filmados ou não”, diz Templeton.

Um elemento das videochamadas que mudou a forma como trabalhamos é a necessidade de sermos capazes de responder imediatamente às perguntas ou preocupações que possam surgir. Os funcionários conhecem bem o calafrio que desce pela espinha (e os pensamentos que correm pela sua cabeça) quando seu chefe envia um ping para você no Slack perguntando se você tem cinco minutos para uma ligação rápida do Zoom. As pessoas se sentem na mesma hora quando colocadas na frente dos gestores para dar respostas imediatas, enquanto no ambiente de escritório pré-pandemia, elas podem ter recebido um e-mail que poderiam responder em seu próprio tempo, após encontrarem a resposta para a pergunta. “Os recursos de bate-papo e as ferramentas de colaboração podem levar a respostas mais rápidas e a concluir o trabalho de maneira mais eficiente”, diz Perry.

Recuperar a oportunidade de comunicação assíncrona é vital, avalia Templeton. Ele ouviu falar de usuários do Slack criando atualizações curtas de vídeo para sprints de projetos ou atualizações gerais usando ferramentas como o Zoom e depois compartilhando-as para serem digeridas quando os funcionários se sentirem prontos para trabalhar.

É por esse motivo que os especialistas sugerem salvar as chamadas do Zoom exclusivamente para grandes atualizações em toda a empresa ou reuniões no início do dia, quando você espera transmitir muitas informações e incentivar a discussão. “Se eu preciso comunicar algo onde a conversa é realmente importante - receber seu feedback sobre algo é o que eu preciso - então ter uma conversa pode ser uma maneira mais eficiente de lidar com essa tarefa do que gastar mais tempo digitando aquela mensagem ”, Diz Anna Cox, professora de interação humana na University College London, que estuda trabalho e bem-estar na era digital.

As reuniões pessoais entre duas pessoas podem ser transformadas com mais facilidade e eficiência em chamadas telefônicas - o que permite aos pais que trabalham a graça de não ter que arrumar um canto da sala de jantar antes de uma reunião - enquanto perguntas rápidas ou verificações podem ser feitas por meio de aplicativos como Slack. Projetos maiores podem ser gerenciados por e-mail, com uso cuidadoso de CC.

Mas é difícil encontrar uma maneira que funcione para os funcionários. “É complicado porque temos muitas ferramentas e elas não vêm com instruções sobre quando usar está nesta situação”, diz Cox. “Estamos descobrindo quais são essas ferramentas e como usá-las da melhor forma.” Enquanto algumas organizações cortaram e-mails e usam apenas Slack, há muitas outras que usam vários canais e adicionam chamadas de vídeo em cima disso. Ao decidir como comunicar uma mensagem à equipe, Cox dá um conselho simples: “Pense em como dar às pessoas essa sensação de controle sobre o que estão fazendo, para que não sintam que seu tempo não é delas”.


exto originalmente publicado no site Wired, em inglês. Traduzido e adaptado por LabCriativo.

Postado em Oct. 10, 2021, 5:02 p.m.

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