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Muita conversa cruzada. Pouca criatividade. Como corrigir as piores partes de uma reunião virtual.

Seis ferramentas de um lugar improvável - comédia de improviso - para usar na sua próxima ligação com o Zoom.

Tempo de leitura estimado: 12 min

Há alguns anos, iniciamos um curso de administração sobre o uso criativo da criatividade como uma ferramenta comercial: em vez de ouvir uma palestra padrão, os alunos foram conduzidos a um workshop de improvisação por um par de atores.

O objetivo não era apenas se divertir. Em vez disso, era para criar um conjunto de ferramentas que os alunos pudessem usar para encontrar inspiração no comum e na camaradagem entre os membros da equipe - e, finalmente, para abrir o caminho para a tomada de riscos e o pensamento inovador em suas atividades comerciais.

Mencionamos isso porque, agora que a maioria dos líderes empresariais está envolvida em reuniões virtuais consecutivas, muitos deles sentem que algo está faltando: esse sentimento de inspiração, o desejo de correr riscos ou inovar, sua conexão um com o outro. Em resumo, as reuniões virtuais geralmente sofrem com a falta de improvisação e "colisões" naturais ou encontros não planejados e de alta energia de outras pessoas.

Isso não deveria ser uma surpresa. Pesquisas sugerem que as pessoas que interagem online têm mais foco nas tarefas ou em realizar o trabalho direto.

Mas isso não precisa ser o caso. Com um pouco de esforço, há maneiras de trazer espontaneidade, coesão e até diversão às reuniões virtuais - seja apresentando dados ao CEO, liderando uma discussão ou apenas procurando conectar-se com colegas.

Como psicólogo organizacional social (Thompson) e improvisador, ator e técnico de comunicação (Scott), nos unimos para oferecer seis "dispositivos" emprestados do mundo do improviso que permitem que os líderes de negócios injetem esse elemento em reuniões virtuais .

Aqui, nós os descrevemos por que eles podem ser tão eficazes.

A Deixa

Um dos aspectos mais embaraçosos das reuniões virtuais é divisão de turnos na conversa.

Em uma reunião física presencial, as pessoas confiam principalmente em uma combinação de sinais não verbais, incluindo movimentos corporais e faciais, e sinais vocais paralinguísticos, como pigarro, para saber quando interpor. Quando as pessoas se comunicam virtualmente, muitas dessas dicas importantes não estão presentes, o que pode ser fazer muita falta.

Nas reuniões cara a cara, geralmente há uma troca de gentilezas, ou um "ritual de cortesia", antes que o facilitador inicie o objetivo da reunião ... Esse ritual é mais difícil de replicar nas reuniões virtuais.

Isso pode levar à “logorréia virtual” - pessoas conversando demais - ou pessoas se interrompendo. Em ambos os casos, o resultado é que outros optam por não participar da conversa ou se tornam passivos.

Esse constrangimento durante a conversa pode ser superado através da deixa, um princípio-chave do teatro de improvisação que direciona "uma voz de cada vez". Na deixa, são estabelecidos sinais para manter a conversa em movimento de uma pessoa para outra de maneira ordenada. Para reuniões virtuais, imagens, sons ou palavras específicas podem funcionar como um bastão sendo passado entre os participantes.

Por exemplo, Marla, a facilitadora de uma reunião virtual semanal para 10 pessoas, percebeu que fazer turnos continuava sendo uma luta, então ela decidiu criar uma deixa.

Antes, ela havia atribuído um tema pessoal e divertido, "Férias Favoritas", à reunião, e a cada semana um membro diferente da equipe começava compartilhando fotos de um destino e contando uma história memorável. Foi um bom começo em alta energia para a reunião virtual.

Em uma reunião, quando os membros da equipe começaram a perder o foco, ela pedia que as pessoas parassem e redefinissem o tema associando uma palavra nova com base no tema da semana: uma viagem a Paris. Cada membro digitou na caixa de bate-papo uma palavra que se tornou sua “deixa”. A partir daí, quando alguém falava, eles tinham que concluir sua declaração com a palavra: "boina" para Larry, "Riviera" para Nell e "croissant" para Fátima.

Usando as deixas como conectores, Marla transformou seu grupo em um conjunto de caminhoneiros em um comboio. Quando Larry terminou, dizendo “boina”, Marla disse: “Obrigado, boina. Croissant?" Pegando sua sugestão, Fátima compartilhou suas idéias, fechando com sua “deixa” e enviando a sugestão de volta para Marla.

Com essas dicas para sinalizar turnos, o grupo falou de forma mais concisa, prestou mais atenção e se divertiu.

Batidas

No palco da improvisação, os atores tocam "as batidas de uma cena". Na prática, o que isso significa é que toda cena eficaz precisa de um começo, meio e fim claros.

Então, por que devemos esperar que as reuniões virtuais efetivas sejam diferentes?

Nas reuniões presenciais, geralmente há uma troca de gentilezas, ou um "ritual de cortesia", antes que o facilitador inicie o tema da reunião. Enquanto na superfície esses rituais parecem não ter nenhum propósito, eles são a cola que une os membros.

Esse prazer ritualizado é mais difícil de replicar em reuniões virtuais, no entanto, com pessoas participando de forma aleatória e com as restrições de áudio únicas de aplicativos de reunião.

Assim, os líderes podem impor um dispositivo de improvisação para separar as "batidas de uma reunião", mantendo as reuniões nos trilhos enquanto criam espaço para humor e criatividade.

Por exemplo, como um aquecimento para uma sessão de treinamento em grupo virtual, o facilitador pode apresentar o jogo de improviso de três linhas, "Set, Twist, Fix".

Em "Set, Twist, Fix", os participantes são colocados em uma sequência e a primeira pessoa anuncia uma configuração como "Estamos na praia". A próxima pessoa declara um problema que poderia ocorrer lá: "Estamos sofrendo queimaduras solares". O próximo fornece uma solução: "Vamos aplicar protetor solar". A quarta pessoa termina dizendo: "E corta!" O jogo é repetido até que todos tenham jogado os papéis de "Setter", "Twister", "Fixer" e o diretor que fecha a cena.

O jogo prepara as pessoas para estarem presentes e se concentrarem na tarefa em questão “tocando a cena em que estão”. Também encoraja as pessoas a serem concisas, orientadas para a solução e divertidas.

A estrutura do jogo tem o bônus adicional de acostumar toda a equipe a criar limites internos: evita que as pessoas introduzam problemas antes que uma nova idéia seja totalmente resolvida e permite que as pessoas avaliem um problema mais profundamente antes de entrar em "conserte!”.

Objeto de trabalho

Quando os membros da equipe não compartilham o mesmo ambiente físico, eles precisam enfrentar a perda de conexão mútua associada ao “mesmo tempo / lugar diferente”.

Na improvisação, os atores geralmente usam um dispositivo - mímica - para criar uma realidade compartilhada no local. Eles praticamente criam algo do nada imitando a maioria dos objetos e ideias em suas cenas. Esse “trabalho com objetos”, como é conhecido, também pode ser muito útil em reuniões virtuais, permitindo que os membros da equipe virtual entrem nos ambientes uns dos outros, criando assim empatia e aumentando a tomada de perspectiva.

Por exemplo, você pode pedir a um membro da equipe que traga uma caixa imaginária grande, pesada e bem embrulhada com um enorme laço vermelho e um presente para dentro da sua reunião virtual. Naturalmente, não há caixa, laço ou presente, mas carregando a caixa imaginária - braços flexionados e estendidos - e colocando-a cuidadosamente sobre a mesa para que todos possam ver e admirar, oferece ao restante do grupo a oportunidade de inventar e compartilhe o que eles acham que está dentro da caixa, inovando essencialmente na ausência de objetos reais.

Esse trabalho de objeto também não precisa ser imaginário. Por exemplo, os participantes da reunião virtual podem ser desafiados a combinar um pouco de "mostrar e contar" em uma atividade de contar histórias.

Em um exemplo, um membro mostrou ao grupo um objeto e o descreveu - um lindo pente de cabelo que ela mantinha ao lado para se arrumar antes das videochamadas. Cada membro da equipe descreveu o objeto e ofereceu um uso diferente para ele. Os comentários variaram de “Pode ser uma escada minúscula para uma aranha”, “Obrigado por nos contar sobre seu pente. Também pode ser um bigode falso”, “Eu realmente gosto do seu pente. Também poderia ser um trampolim para um esquilo.”

Outra vantagem: o trabalho com objetos oferece uma oportunidade para as pessoas revelarem uma parte de si mesmas que, de outra forma, talvez não se sintam confortáveis ​​em compartilhar. Embora algumas pessoas tenham facilidade e consigam se mostrar de maneira mais inteira e autêntica nos diferentes aspecto de suas vidas, outras têm muita dificuldade em integrar quem são em casa e no trabalho.

Padrões

O cérebro humano está preparado para procurar e se prender a eles. Os atores de improviso usam isso a seu favor, com os mecanismos de busca de padrões e quebra de padrões sendo a chave para o sucesso de muitas cenas.

As equipes virtuais podem fazer o mesmo incorporando padrões em sua agenda.

Por exemplo, uma equipe de desenvolvedores de software se reúne virtualmente toda sexta-feira para apresentar atualizações de status a seu diretor, Colleen. Um padrão de relatório se desenvolveu organicamente ao longo do tempo: Terry começa com descobertas de alto nível, Will detalha os erros de codificação que eles descobriram ao compartilhar um gráfico na tela, e Tom fecha discutindo como os bugs foram corrigidos.

Em essência, remete ao exercício “Definir, torcer, corrigir” descrito anteriormente: faça uma configuração, insira um ponto de virada e apresente uma resolução.

A consistência desse padrão de relatório reduz o estresse para todas as partes envolvidas. Ele fornece previsibilidade em meio à incerteza e aumenta o foco de todos, pois os apresentadores sabem sua ordem de interação e Colleen pode processar novos dados através de um modelo familiar.

E, para garantir que Colleen não fique entediado, a equipe ocasionalmente rompe o padrão enraizado: alternando as funções de apresentação ou lançando um elemento inesperado como um vídeo. Essa mudança na dinâmica mantém todos em alerta e transforma os dados em conversas envolventes.

Intenções

Improviso, por definição, desconsidera o roteiro e pede aos atores que respondam no momento às intenções de seus colegas atores, ao mesmo tempo em que deixam claras suas próprias intenções em a cena.

Por exemplo, suponha que a intenção de um ator de cena seja "repreender" seu parceiro de cena. Para comunicar essa intenção, o tom vocal diminuiu, os ombros se curvaram, as sobrancelhas franziram e a boca se curvou. Se a intenção deles é “encorajar”, ​​eles claream a voz, endireitam a postura, levantam as sobrancelhas e sorrirem.

Comunicar intenção é um desafio particular para equipes virtuais. De fato, os membros da equipe virtual são suscetíveis a "envenenamento por ironia", o que significa que geralmente ficam mais confusos e menos capazes de dizer, por exemplo, se alguém está sendo sarcástico ou sincero. Isso torna as equipes virtuais mais propensas a entender mal, interpretar e assumir intenções negativas do que as equipes cara a cara. Isso, combinado com os efeitos da desinibição on-line, pode levar as pessoas das equipes virtuais a atacar de maneiras que elas podem não fazer pessoalmente.

Durante as reuniões virtuais, os membros da equipe precisam trabalhar duplamente para garantir que suas próprias intenções sejam esclarecidas. Isso pode ser alcançado em parte, compartilhando agendas e pontos de discussão com outras pessoas antes das reuniões.

Antes de cada reunião, os membros da equipe virtual também devem se perguntar: Minha mensagem é para inspirar ou informar? Compartilhar ou provar? Receber ou apresentar? Um foco agudo em suas próprias intenções ajudará todos a permanecerem no ponto.

Apenas não se esforce tanto para comunicar com precisão sua própria mensagem que você falhará em compreender o que os outros estão comunicando. Um CEO que conhecemos confessou que passa a maior parte da reunião virtual olhando para sua própria imagem. Isso não é porque ele é narcisista, mas porque quer garantir que está comunicando uma linguagem corporal positiva em um momento de reduções e problemas radicais.

Então, sim, compartilhe seus próprios pontos de vista - mas também preste atenção nos de todos os outros.

Corredores

Os atores de improviso trazem continuidade e conexão a cenas não relacionadas, vinculando-as a um tema subjacente: um dispositivo conhecido como “corredor”.

Reuniões virtuais da equipe também podem criar corredores.

Em uma recente reunião virtual, uma equipe discutia como criar uma versão online ao vivo e uma versão gravada de um curso. Na ausência de recursos visuais compartilhados, havia uma confusão crescente sobre qual dos dois cursos estava sendo discutido. Um membro da equipe assumiu um risco de improvisação ao se referir à versão online (live online) como "LOL" . O grupo riu e, mais tarde, na reunião, “LOL” ressurgiu e serviu como uma importante ligação esclarecedora à conversa anterior.

O LOL se tornou o corredor da reunião - não porque as pessoas estavam rindo alto, mas porque era fácil de memorizar e animava a discussão sem graça. Quando as pessoas digitavam as respostas na caixa de bate-papo, elas usavam os emojis rindo 😆 😂 🤣. Quando as pessoas foram enviadas para recuperar exemplos de outros projetos, o compartilhamento de tela começou com um gif de LOL.

Um grupo na reunião mudou suas imagens virtuais para uma imagem de palco de comédia de improviso. Ele transformou o que poderia ter sido uma discussão tediosa em uma chance de se relacionar enquanto fazia o trabalho.

Os corredores ajudam as pessoas a permanecerem conectadas ao conteúdo e tornam as reuniões mais uma experiência compartilhada. Eles também nos lembram que, apesar de levarmos a sério o que fazemos, não precisamos nos levar a sério.

Líderes de equipes virtuais sentem a pressão para começar com o pé direito. Porém, a maioria dos gerentes com quem conversamos está preocupado com suas "habilidades técnicas": saber onde está a função de bate-papo ou como configurar um quadro branco virtual.

Certamente, as habilidades técnicas são importantes, mas o verdadeiro desafio para reuniões virtuais eficazes é construir a conexão humana. Ao adotar os dispositivos de improvisação que descrevemos aqui, o líder da equipe virtual pode realizar reuniões eficazes, produtivas e gratificantes.

Esse texto foi publicado por Kellogg Insight e traduzido pela equipe do LabCriativo.

Para conferir o texto original clique em: https://insight.kellogg.northwestern.edu/article/too-much-cross-talk-too-little-creativity-how-to-fix-worst-parts-virtual-meeting

Postado em May 1, 2020, 7 p.m.

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